Raúl Gorrín: ¿Cómo mantener altos niveles de productividad a pesar de las distracciones?

Por Raúl Gorrín. Las innovaciones tecnológicas han llevado a que los horarios de trabajo se extiendan las veinticuatro horas del día. Nuestras asignaciones han crecido, lo que requiere una mayor coordinación, llamadas en conferencia y reuniones. Nos enfrentamos con un aluvión interminable de distracciones que no sabemos cómo manejar. Cada minuto escuchamos las vibraciones y las alertas en nuestros teléfonos inteligentes, las noticias de última hora, vídeos virales y paremos de contar. Si bien las redes sociales y las innovaciones tecnológicas nos ofrecen ventajas, también es cierto que están ejerciendo una influencia negativa cuando se equipara con el desempeño laboral y los niveles de productividad.

Si observamos un día de nuestra jornada laboral vamos a entender y a concientizarnos que hoy más que nunca, necesitamos estrategias para mantenernos productivos y evitar que las distracciones nos saquen de nuestros objetivos primordiales. 

Un informe de la Cumbre en Línea 2016 que reunió entre expertos en Ciencias y Productividad celebradas resalta una serie de consejos para que los empresarios logren el máximo rendimiento y sean capaces de enfocarse más en su trabajo. Entre las principales recomendaciones  se encuentran las siguientes:

1. Sea dueño de su tiempo. El trabajo más satisfactorio se produce cuando estamos jugando ofensiva, trabajando en proyectos que nosotros mismos  hemos iniciado. Aunque muchos sabemos esto intuitivamente, aún seguimos dejándonos llevar por otros y pasando la mayor parte de nuestros días jugando a la defensiva, respondiendo a las peticiones de terceros.

Muchos de los expertos recomiendan bloquear el tiempo para trabajar, dejando fuera el correo electrónico, programar el teléfono para que seleccione únicamente el anillo de colegas, y evitando responder mensajes de correo electrónico a primera hora de la mañana hasta que se haya realizado al menos una tarea importante.

2. Reconocer las ocupaciones como una falta de concentración.Hay una especie de satisfacción interna cuando experimentamos que tenemos muchas actividades por hacer: nos sentimos desafiados, necesarios e incluso productivos. Sin embargo, esa experiencia "placentera" es una ilusión. Las ocupaciones innecesarias nos privan de nuestro enfoque y nos impide avanzar en el trabajo que más importa y concentrarnos en nuestras metas.

Un artículo publicado por Ron Friedman en la revista de Negocios de Harvard reseña unas opiniones de la socióloga Christine Carter, quien al comentar sobre el tema dijo: "Estar ocupado no es un marcador de inteligencia, de importancia o de éxito. Llevado al extremo, es mucho más probable que estar ocupado sea un marcador de conformidad o de impotencia o miedo".

En lugar de ver las ocupaciones como una señal de importancia, los mejores jugadores interpretan las ocupaciones como una indicación de energía desperdiciada.

3. Es necesario desmontar el mito del "trabajador ideal". Muchos de nosotros seguimos creyendo que un "trabajador ideal" es aquel que trabaja de manera constante, a menudo a un gran costo para su vida personal. Ser productivo significa que no se puede trabajar durante largos períodos de tiempo y mantener un alto nivel de rendimiento. Como seres humanos, tenemos una capacidad limitada para la atención centrada. Y, sin embargo hemos sido seducidos a pensar que si tan sólo nos esforzamos por trabajar más tiempo, podemos lograr cualquier cosa.

Los expertos señalan que los empresarios más productivos son aquellos que reconocen y respetan sus limitaciones. Son aquellos capaces de bloquear tiempo para hacer ejercicio y para dormir. Se recomienda hacer ejercicios cada 90 minutos de trabajo centrado. Los descansos cortos permiten la restauración de la energía. Es muy importante tomarse un tiempo para desconectarse de correo electrónico y de la oficina, una simple caminata o tomar un café fuera del ambiente de trabajo es suficiente para reactivarse.

4. Dejar intencionalmente tareas importantes sin completar, lo que indica que hay que hacer un esfuerzo para cumplir con la tarea revisando todos los detalles. Eso puede llevarnos a incrementar más aún la productividad. Si estás escribiendo un proyecto -por ejemplo- deja frases colgando en el medio y levántate hacer otra cosa, al regreso sueles tener más ideas y más energía para completar esa responsabilidad.  

En vez de apuntar las tareas importantes que debe concluir en una sola sesión, e intente dejarlas incompletas. Si lo hace, seguro se animará a seguir pensando en su trabajo en diferentes contextos y, en el proceso, la posición a descubrir soluciones creativas.

5. Creese un hábito de dar un paso atrás. En una economía del conocimiento, la productividad requiere algo más que la perseverancia - por tiempos se necesita de perspicacia y agilidad para solucionar problemas. Las investigaciones indican claramente que tenemos más probabilidades de encontrar ideas innovadoras cuando nos retiramos temporalmente de nuestra rutina diaria. Es por esto que las mejores soluciones se revelan cuando damos un paso en la ducha, salimos a correr, o tomar unas vacaciones. Entre los mejores resultados está  aprender a ver el tiempo libre, no como un estancamiento de la productividad, sino como una inversión en su futuro desempeño.

6. Ayudar a los demás de manera estratégica. Es de alto rendimiento ayudar a los demás sin condiciones. A la vez de recibir una gran satisfacción, la acción de dar contribuye al éxito, sin exagerar ya que estudios demuestran que ayudar a todos con todo es una receta efectiva para el fracaso.

7. Tener un plan para decir que no. Entre más compromisos asuma más probabilidades tendrá de experimentar lo que los expertos llaman "dilución prioridad." Esto ocurre cuando un gran número de obligaciones impide hacer el trabajo que más importa .

 

Un método para contrarrestar la dilución de prioridades consiste en tener una estrategia para decir no de antemano, de modo que usted no tenga que detenerse y pensar en cómo expresar su respuesta cada vez que necesita negarse hacer algo. Buscar Es una manera de iluminar las limitaciones eres menor sin decir la palabra "no".

8. Medir nuestro comportamiento. Para avanzar hacia cualquier meta, para ayuda a realizar un seguimiento de nuestros comportamiento se recomienda hacer un monitoreo para ver cuáles funcionan: "Si quieres comer de forma más saludable, mantener un diario de alimentos. Si desea obtener más ejercicio, utilizar un contador de pasos. Si desea ceñirse a un presupuesto, seguimiento de sus gastos ".